Publier une nouvelle version
Comment mettre à jour un document existant
Quand tu modifies un plan, publie une nouvelle version plutôt que de supprimer l'ancien. Ça conserve l'historique et permet de comparer.
Pourquoi versionner ?
- Traçabilité : on sait qui a publié quoi et quand
- Comparaison : les clients peuvent voir les différences
- Sécurité : impossible de perdre une ancienne version
Étapes
- Ouvre le document existant
- Clique sur "Nouvelle version" dans la barre d'outils : tu arrives directement sur le brouillon de la nouvelle version (le sélecteur affiche "Brouillon de la v…")
- Ajoute le ou les fichiers mis à jour, puis retire ou réordonne les pages si besoin
- Attends la fin du rendu des pages, puis clique sur "Valider et envoyer au client" et confirme avec "Valider et envoyer". Si des points sont encore ouverts sur les versions précédentes, la fenêtre te demande d'abord « Qu'est-ce que cette version traite ? » : voir Ce que la version traite ci-dessous
Le bouton "Valider et envoyer au client" reste grisé tant qu'un rendu est en cours ou que le brouillon n'a aucune page : la raison s'affiche juste à côté. On ne publie au client qu'une version complète. Un rendu bloqué (aucun progrès depuis 15 minutes) ne bloque plus le bouton.
Tant que tu n'as pas validé, le brouillon n'est visible que par toi et ton équipe. Un bandeau jaune le rappelle en haut du plan. Le client continue de voir la dernière version validée : il ne découvre la nouvelle qu'au moment de la validation.
Ce que la version traite
Quand des points sont encore ouverts (« À traiter » ou « Attente client ») sur les versions précédentes du document, la fenêtre de validation les liste, groupés par version (« Sur la v2 », puis les plus anciennes), avec leur numéro, leur statut, depuis quand ils attendent et le début de leur premier message.
- Tout est décoché. Coche les points que cette version corrige. Si tu ne coches rien, la version est publiée comme d'habitude et les points restent ouverts.
- Sous un point coché, « Dire ce qui a changé (facultatif) » ouvre un champ vide. Ce que tu y écris devient un message du fil, visible du client, à ton nom. Pas de mention (@) ici.
- Clique sur "Valider et envoyer" : la version est publiée et, dans le même geste, chaque point coché est résolu et marqué « Traité dans la v3 » (le numéro de la version que tu valides). C'est tout ou rien : si un point a changé entretemps (le client vient d'y répondre, un collègue l'a résolu), rien n'est publié, la fenêtre reste ouverte avec tes choix et la liste se met à jour. Vérifie, puis valide à nouveau.
- Le client ne reçoit qu'une notification, celle de la nouvelle version, qui liste les points traités et dit ce qui reste en cours.
Un point déjà traité dans une version puis rouvert garde sa puce « Traité dans la v… » dans la liste : tu sais qu'il a déjà fait l'objet d'une correction.
La question n'apparaît que pour ton équipe, et seulement à la première validation d'une version. Une version repassée en brouillon puis revalidée ne propose aucun point. La liste s'arrête aux 100 premiers points.
Sur la nouvelle version : les points des versions précédentes
Sous la liste de ses propres points, la dernière version publiée affiche deux lignes, repliées par défaut (clique pour les déplier). Une ligne sans point ne s'affiche pas.
- « Traités dans cette version · 2 » : les points des versions précédentes que cette version a résolus à sa validation, quel que soit leur statut aujourd'hui.
- « Encore ouverts sur la v2 · 1 » : les points restés ouverts sur les versions précédentes. S'ils sont sur plusieurs versions, la ligne devient « Encore ouverts sur les versions précédentes » et les points sont groupés par version.
Chaque point y garde son numéro d'origine, marqué de sa version (« 7 » avec « v2 »), pour ne pas le confondre avec le n°7 de la version ouverte. Le lien « Voir sur la v2 ↗ » ouvre le point sur sa version, dans une nouvelle fenêtre.
L'interrupteur « Afficher sur le plan » (désactivé par défaut) pose aussi ces points sur le plan, en pointillés, à leur place d'origine et sur la page de même numéro. Les points traités sont gris. Un point dont la page n'existe pas sur la nouvelle version reste dans la liste (« p.4, absente de la v3 »), sans épingle.
Ce que change la validation
- Le client voit la nouvelle version et reçoit une notification
- Il peut l'annoter
- La version ne peut plus être modifiée : pour corriger un plan, crée une nouvelle version
- Une version ne se valide qu'une fois : le client n'est jamais notifié deux fois pour la même version. Si un directeur la repasse en brouillon puis la revalide, la revalidation est silencieuse pour le client ; ton équipe la voit dans l'activité du projet (« a revalidé sans nouvel envoi »)
Points figés pendant le brouillon
Quand un directeur repasse une version validée en brouillon, ses points restent visibles pour ton équipe, mais ils sont figés jusqu'à la nouvelle validation : personne ne peut y répondre, en changer le statut, les déplacer ou les supprimer, ni depuis l'application ni depuis l'assistant IA. Le bouton « Répondre » est grisé et le panneau l'explique : « Les points sont figés pendant le brouillon. Validez la version pour reprendre l'échange. »
Le client, lui, ne voit pas le brouillon. Dès que la version est validée, l'échange reprend là où il s'était arrêté.
Supprimer un brouillon
Tu as créé une version par erreur, ou tu préfères repartir de zéro ? Tant qu'elle n'est pas validée, tu peux la jeter.
- Ouvre le brouillon
- Clique sur "Supprimer le brouillon" dans le bandeau jaune
- Confirme : les pages du brouillon sont supprimées et tu reviens sur la dernière version validée
Rien ne change pour le client : il n'a jamais vu le brouillon.
Le bouton n'apparaît pas si le brouillon est la seule version du document (un document ne peut pas rester sans version). Une version déjà validée ne se supprime pas depuis le bandeau.
Et les anciennes versions ?
- La nouvelle version devient la version active
- Les anciennes restent accessibles dans l'historique
- Les annotations de l'ancienne version sont conservées, à leur place, avec leur fil : les liens des anciens mails (« Voir le point n°7 ») marchent toujours
- Un bandeau en haut du plan le rappelle : « Une version plus récente est publiée : la v3. » Le bouton « Ouvrir la v3 → » y mène. Il n'apparaît ni sur la dernière version publiée, ni sur un brouillon
- Un point qu'une version suivante a traité porte la puce « Traité dans la v3 » dans la liste. Dans son fil, un repère le dit à sa date : « Traité dans la v3 et résolu », avec le nom de la personne qui a validé, la date et un lien « Ouvrir la v3 ↗ » (nouvelle fenêtre). Le message écrit à la validation, s'il y en a un, suit le repère
- Ton client voit le même repère, avec les initiales à la place du nom, et une aide : « Si la correction ne vous convient pas, répondez : l'agence sera prévenue. » S'il répond, le point reste résolu, et ton équipe voit qu'il a été relancé
- Les points encore ouverts restent sur leur version ; tu peux indiquer à la validation ceux que la nouvelle version traite : voir Indiquer ce qu'une version traite
Voir l'historique des versions
- Ouvre le document
- Clique sur "Versions" dans le panneau latéral
- Tu vois toutes les versions avec leur date
Voir aussi
Ajouter plusieurs fichiers d'un coup
Dépose un lot de fichiers dans un document en brouillon et laisse-les se traiter en parallèle
Indiquer ce qu'une version traite
À la validation d'une nouvelle version, coche les points ouverts qu'elle corrige : ils sont résolus d'un seul geste, et le client voit ce qui a été pris en compte