Indiquer ce qu'une version traite
À la validation d'une nouvelle version, coche les points ouverts qu'elle corrige : ils sont résolus d'un seul geste, et le client voit ce qui a été pris en compte
Quand tu publies une nouvelle version d'un plan, les points encore ouverts restent sur l'ancienne. Au moment de valider, dis ce que la nouvelle version traite : les points que tu coches sont résolus, marqués « Traité dans la v3 », et le client voit d'un coup d'œil ce qui a été pris en compte. Les points ne bougent pas : chacun garde son numéro, sa position et sa conversation sur la version où il a été posé.
Qui peut faire ça ? Collaborateur inscrit au projet, Directeur de l'agence (inscrit ou non). Le client voit le résultat, il ne coche pas de points.
Au moment de valider la nouvelle version
Quand tu cliques sur « Valider et envoyer au client », la fenêtre te demande « Qu'est-ce que cette version traite ? » si des points sont encore ouverts (À traiter ou Attente client) sur les versions précédentes du même document. Ils sont rangés par version (« Sur la v2 », puis les plus anciennes), avec leur numéro, leur statut, depuis quand ils attendent et le début de leur premier message.
- Coche les points que cette version corrige. Rien n'est coché au départ : si tu ne coches rien, la version est publiée comme d'habitude et tous les points restent ouverts
- Sous un point coché, clique sur « Dire ce qui a changé (facultatif) » pour écrire un message dans son fil. Ce message est visible du client, publié à ton nom. Il ne peut pas mentionner quelqu'un (@)
- Clique sur « Valider et envoyer » : la version est publiée et, dans le même geste, chaque point coché est résolu
Tout ou rien. Si un point coché a changé depuis l'ouverture de la fenêtre (le client vient d'y répondre, un collègue l'a résolu), rien n'est publié : la fenêtre reste ouverte avec tes choix, la liste se met à jour et te dit pourquoi. Vérifie, puis valide à nouveau.
La liste s'arrête aux 100 premiers points ; un avertissement te le dit, et les suivants restent ouverts. Elle n'apparaît que pour ton équipe, et seulement à la première validation d'une version : une version déjà publiée puis repassée en brouillon se revalide sans rien traiter.
Ce que voit l'équipe et le client
Sur la dernière version publiée
La liste des points affiche deux lignes repliées :
- « Traités dans cette version » : les points que tu as cochés
- « Encore ouverts sur la v2 » (ou « Encore ouverts sur les versions précédentes » s'il y en a sur plusieurs versions), avec leur nombre : les points qui attendent toujours derrière cette version
Chaque point porte un lien « Voir sur la v2 ↗ » qui l'ouvre sur sa version, dans une nouvelle fenêtre. L'interrupteur « Afficher sur le plan » dessine leur position sur la version que tu regardes, en pointillés, pour voir d'un coup d'œil ce qui reste à reprendre. Il se désactive de lui-même quand tu changes de version.
Les libellés de statut dépendent de qui regarde : là où l'équipe lit « À traiter », le client lit « En cours de traitement ».
Sur les anciennes versions
- Un point traité porte la puce « Traité dans la v3 »
- En haut de son fil, un repère dit « Traité dans la v3 et résolu », avec un lien « Ouvrir la v3 ↗ »
- Un bandeau en haut du plan dit « Une version plus récente est publiée : la v3. », avec le lien « Ouvrir la v3 → »
Le point relancé
Si quelqu'un d'autre écrit dans le fil d'un point résolu, l'équipe voit la puce « Relancé par … » : un simple « merci » se reconnaît d'un coup d'œil, une contestation aussi. Ton propre message après avoir résolu un point (« Fait, voir page 4 ») ne compte pas comme une relance. Le point reste résolu : à toi de le rouvrir si la discussion doit continuer.
Ce que reçoit le client
Une seule notification : la nouvelle version, avec la liste des points traités et le nombre de points qui restent ouverts. Son récapitulatif par e-mail le dit aussi : sous la nouvelle version, combien de points des versions précédentes elle traite, et lesquels. L'export PDF de la version contient aussi une section « Points des versions précédentes ».
Si tu as oublié un point
- Un point corrigé que tu n'as pas coché : résous-le à la main, comme n'importe quel point (voir Statuts des annotations)
- Un point qui doit se retrouver sur la nouvelle version (la zone a changé, il faut le suivre à un autre endroit) : clos-le, puis recrée-le sur la nouvelle version
Et si on supprime la version ?
Les points qu'elle avait traités sont rouverts, avec le statut qu'ils avaient avant. Seule exception : un point résolu à la main depuis reste résolu. Rien n'est perdu, le message éventuel reste dans le fil.
Les points « repris » avant cette fonction
Avant, ArchiCollab proposait de reprendre les points ouverts : le point changeait de version. Cette reprise n'existe plus, mais les points déjà repris restent visibles, en lecture seule : un repère « repris de la v2 » dans leur fil, et une ligne grisée sur l'ancienne version, aussi dans l'export PDF.
Avec un assistant IA ou une intégration
Un assistant connecté à ArchiCollab peut valider une version en indiquant les points traités, avec l'accord explicite de la personne dans la conversation, à condition d'avoir reçu l'option « Publier au client » (voir Assistant IA). Les intégrations par clé d'API le font aussi, avec l'option équivalente de la clé.